صدیقه فرخی

مسئول دبیر خانه

شرح وظایف:

• خواندن نامه ها و بخشنامه هایی که به بایگانی ارجاع می شوند و ثبت آنها در دفاتر مربوطه، بعد از مطالعه
• ضبط نامه ها و بخشنامه ها درکلاسورهای مربوطه یا پرونده های کارکنان
• انجام اقدامات لازم در خصوص نامه ها طبق درخواست مسئولین مافوق
•  حفظ و حراست از نامه ها و بخشنامه ها
•  جلوگیری از ورود و خروج افراد غیرمجاز به بایگانی و دسترسی به پرونده ها
• دریافت نامه ها، احکام، دعوتنامه ها، روزنامه ها، کتب، جزوات، امانات و توزیع آنها بین افراد واحدهای مختلف و اخذ رسید در صورت لزوم
•  اقدام در پست کردن نامه ها و یا ارسال محمولات و امانات از طریق شرکت پست
•  ثبت مشخصات نامه ها در دفاتر مربوط و تحویل آنها
•  تحویل گرفتن انواع نامه ها، مدارک و احکام مهم محرمانه و فوری و نظایر آنها
•  حمل و توزیع انواع مکاتبات و مدارک و محمولات و امانات در خارج از محل کار با وسیله نقلیه مناسب در شهر
•  انجام سایر امور مشابه، توزیع نامه ها و پرونده ها بین کارکنان در صورت محدودیت حجم وظایف محوله طبق دستور مقام مافوق
•  تایپ کردن نامه ها و یادداشت های اداری از روی پیش نویسهای خطی
•  تایپ کردن بخشنامه ها و یادداشت ها، گزارشها و نامه های چاپی
•  مطابقت دادن مطالب ماشین شده با نسخه اصلی و تصحیح آنها در صورت لزوم
• ماشین کردن مطالب اداری بصورت فنی و دقیق
•  ایجاد و ارسال نامه های اتوماسیون اداری به دانشگاه
•  ارسال نامه های دانشگاه به مدیریت بیمارستان
•  بایگانی کردن کلیه نامه های اداری
•  بایگانی کردن مرخصی و احکام پرسنل
•  تشکیل پرونده پرسنلی برای پرسنل