۱۳۹۹ پنج شنبه ۱۳ آذر

صدیقه فرخی

مسئول دبیر خانه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


شرح وظایف:


  • خواندن نامه ها و بخشنامه هایی که به بایگانی ارجاع می شوند و ثبت آنها در دفاتر مربوطه، بعد از مطالعه
  • ضبط نامه ها و بخشنامه ها درکلاسورهای مربوطه یا پرونده های کارکنان
  • انجام اقدامات لازم در خصوص نامه ها طبق درخواست مسئولین مافوق
  •  حفظ و حراست از نامه ها و بخشنامه ها
  •  جلوگیری از ورود و خروج افراد غیرمجاز به بایگانی و دسترسی به پرونده ها
  • دریافت نامه ها، احکام، دعوتنامه ها، روزنامه ها، کتب، جزوات، امانات و توزیع آنها بین افراد واحدهای مختلف و اخذ رسید در صورت لزوم
  •  اقدام در پست کردن نامه ها و یا ارسال محمولات و امانات از طریق شرکت پست
  •  ثبت مشخصات نامه ها در دفاتر مربوط و تحویل آنها
  •  تحویل گرفتن انواع نامه ها، مدارک و احکام مهم محرمانه و فوری و نظایر آنها
  •  حمل و توزیع انواع مکاتبات و مدارک و محمولات و امانات در خارج از محل کار با وسیله نقلیه مناسب در شهر
  •  انجام سایر امور مشابه، توزیع نامه ها و پرونده ها بین کارکنان در صورت محدودیت حجم وظایف محوله طبق دستور مقام مافوق
  •  تایپ کردن نامه ها و یادداشت های اداری از روی پیش نویسهای خطی
  •  تایپ کردن بخشنامه ها و یادداشت ها، گزارشها و نامه های چاپی
  •  مطابقت دادن مطالب ماشین شده با نسخه اصلی و تصحیح آنها در صورت لزوم
  • ماشین کردن مطالب اداری بصورت فنی و دقیق
  •  ایجاد و ارسال نامه های اتوماسیون اداری به دانشگاه
  •  ارسال نامه های دانشگاه به مدیریت بیمارستان
  •  بایگانی کردن کلیه نامه های اداری
  •  بایگانی کردن مرخصی و احکام پرسنل
  •  تشکیل پرونده پرسنلی برای پرسنل